Bliss Cph Planlægningsproces

Hos Bliss Cph arbejder vi med en struktureret og kreativ planlægningsproces, som sikrer klarhed, gennemsigtighed og høj kvalitet i alle faser af eventet.

Nedenstående proces beskriver den typiske planlægningsstruktur hos Bliss Cph. Den konkrete proces tilpasses altid den aftalte opgave, pakkeløsning og det omfang, der fremgår af det accepterede tilbud og kontrakten.

Ikke alle faser eller ydelser indgår i alle projekter.

Planlægningsprocessen kan typisk opdeles i følgende hovedfaser:

1. Indledende møder og koncept

Processen starter typisk med en uforpligtende samtaler, hvor vi:

• Lærer hinanden at kende

• Afklarer ønsker, stil og prioriteringer

• Drøfter budgetniveau og rammer

• Ser på mulige venues eller løsninger

På baggrund af dette udarbejder Bliss Cph et visuelt koncept- og budgetforslag, som viser den overordnede retning for eventet.

Formålet med denne fase er at skabe en fælles forståelse af stil, stemning og budgetramme, så både kunden og Bliss Cph kan føle sig trygge ved at indgå en aftale.

Den indledende fase er ikke en fuld planlægningsproces og er begrænset til et rimeligt omfang af møder og materiale.

Den detaljerede planlægning, designudvikling og leverandørkoordinering påbegyndes først, når kontrakt og tilbud er accepteret.

Formål: At skabe en fælles forståelse af stil, stemning og budgetramme.

2. Kontrakt og formelt tilbud

Når retning og budgetniveau er afstemt, indgås en formel aftale.

Denne fase kan omfatte:

• Udsendelse og underskrift af kontrakt

• Udarbejdelse af formelt tilbud

• Fastlæggelse af planlægningstid og overordnet omfang

Formål:
At skabe en klar aftale om rolle, ansvar, planlægningstid og økonomisk ramme.

3. Design- og udviklingsfase

I denne fase udvikles eventets detaljerede udtryk og løsninger.

Afhængigt af den aftalte opgave kan denne fase omfatte:

• Videreudvikling af moodboards og designretning

• Planlægning af blomster, styling, skilte og detaljer

• Leverandørkoordinering

• Smagninger, hvis det indgår i den aftalte pakkeløsning

• Justering af tilbud i takt med designbeslutninger

Formål:
At fastlægge det endelige design og det konkrete omfang af eventet.

4. Endelig planlægning og bekræftelser

Op mod eventdatoen samles alle detaljer.

Denne fase kan omfatte:

• Bekræftelse af gæsteantal

• Udarbejdelse af endelig tidsplan

• Endelig koordinering med leverandører

• Godkendelse af det endelige tilbud

Formål:
At sikre, at alle praktiske og logistiske detaljer er fastlagt før eventet.

5. Afvikling af eventet

På selve eventdagen står Bliss Cph for den aftalte koordinering og afvikling.

Afhængigt af opgaven kan dette omfatte:

• Opsætning og styling

• Koordinering af leverandører

• Afvikling af programmet

• Tilstedeværelse af eventmanager og personale

• Nedtagning og opfølgning efter eventet

Formål:
At sikre en professionel og tryg afvikling af eventet.

Vigtigt om tilbud og omfang

Det indledende forslag fastlægger den overordnede stil og budgetramme og fungerer som grundlag for den videre aftale.

Den detaljerede planlægning og det endelige omfang af ydelser påbegyndes først, når kontrakt og tilbud er accepteret.

Det konkrete omfang af ydelser, mængder, planlægningstid og priser udvikles i planlægningsprocessen og fastlægges i:

• Det accepterede tilbud, og

• Den underskrevne kontrakt

Ikke alle faser, ydelser eller elementer indgår i alle projekter. Det præcise omfang afhænger altid af den aftalte opgave og pakkeløsning.